CFO externe pour améliorer les marges à Majorque

Facturer plus ne signifie pas nécessairement gagner plus. Nous pouvons avoir une entreprise qui augmente ses ventes année après année et, pourtant, constater que le bénéfice s'améliore à peine, que nous avons de plus en plus besoin de financement ou que nous ignorons quels clients, services ou produits génèrent réellement de la rentabilité.

En Gestoría G1, nous sommes spécialistes en direction financière externe et nous aidons les entreprises à transformer leurs données comptables en décisions commerciales. Notre service de CFO externe à Majorque est conçu pour les entreprises qui ont besoin de mieux contrôler leurs marges, leur trésorerie, leurs coûts, leurs prix et leur croissance sans avoir à intégrer initialement un directeur financier à temps plein.

Ce que fait réellement un CFO externe au sein d'une entreprise

Un CFO —Chief Financial Officer ou directeur financier— ne se limite pas à réviser la comptabilité.

Son rôle consiste à utiliser les informations économiques et financières pour nous aider à prendre de meilleures décisions commerciales.

Lorsque nous externalisons cette fonction, nous pouvons accéder à une direction financière de niveau stratégique avec un dévouement adapté aux besoins réels de l'entreprise.

Nous ne remplaçons pas la comptabilité : nous utilisons l'information pour diriger

La comptabilité nous indique ce qui s'est passé dans l'entreprise.

La direction financière doit également nous aider à répondre à des questions telles que :

• Quels clients génèrent réellement le plus de bénéfices ?
• Quels services vendons-nous avec une marge trop faible ?
• De combien d'argent aurons-nous besoin dans trois, six ou douze mois ?
• Pouvons-nous embaucher plus de personnel ?
• Est-il pertinent d'ouvrir un nouveau siège ?
• Devons-nous modifier nos prix ?
• Quels coûts augmentent plus rapidement que notre chiffre d'affaires ?
• Quel niveau de financement pouvons-nous assumer ?

Chez Gestoría G1, nous travaillons précisément sur cette partie stratégique des finances : nous transformons les informations comptables et économiques en outils pour mieux diriger l'entreprise.

Nous ne fournissons pas uniquement un rapport financier

Nous ne considérons pas le service de CFO externe comme un conseil ponctuel qui analyse l'entreprise, remet des recommandations et disparaît.

Pour générer un impact réel, nous devons définir des indicateurs, exécuter des décisions, mesurer les résultats et corriger les écarts.

C'est pourquoi nous intégrons un suivi périodique dans le processus de direction financière.

Pourquoi une entreprise peut facturer plus et gagner moins

C'est l'un des problèmes que nous analysons le plus fréquemment.

La facturation peut croître tandis que le bénéfice diminue, car les ventes et la rentabilité n'évoluent pas nécessairement au même rythme.

Les coûts croissent plus rapidement que les ventes

En grandissant, nous pouvons intégrer davantage de travailleurs, de bureaux, d'outils, de publicité, de fournisseurs, de véhicules ou de financement.

Si cette structure croît trop rapidement, nous pouvons avoir une entreprise beaucoup plus grande mais avec pratiquement le même bénéfice.

Nous ne connaissons pas le coût réel de nos services

Ce problème apparaît particulièrement dans les entreprises de services.

Nous pouvons calculer le prix en utilisant uniquement le temps directement consacré au client et oublier des coûts tels que :

• Administration.
• Direction.
• Équipe commerciale.
• Logiciel.
• Loyers.
• Marketing.
• Heures improductives.
• Déplacements.
• Financement.

Lorsque nous intégrons correctement ces coûts, nous pouvons découvrir que certains services laissent beaucoup moins de marge que ce que nous pensions.

Nous appliquons des remises sans connaître leur effet sur le bénéfice

Une remise apparemment minime sur le prix peut réduire de manière significative le bénéfice d'une opération.

C'est pourquoi nous recommandons d'analyser les remises sur la marge et non uniquement sur le volume de facturation.

Nous avons des clients qui facturent beaucoup mais laissent peu de marge

Le plus gros client n'est pas toujours le plus rentable.

Il peut exiger plus de réunions, de modifications, de personnel, de déplacements, d'incidents ou de financement que d'autres clients avec un chiffre d'affaires inférieur.

Lorsque nous calculons la marge par client, nous pouvons détecter ces différences.

Comment un CFO externe à Majorque peut améliorer nos marges

Lorsque nous travaillons comme CFO externe à Majorque, notre objectif ne consiste pas simplement à réduire les dépenses.

Nous devons d'abord comprendre où le bénéfice est réellement généré et où il est perdu.

Nous calculons la marge réelle par produit ou service

Nous pouvons mettre en place ou améliorer la comptabilité analytique pour savoir combien chaque activité apporte réellement.

Nous voulons différencier :

• Les services rentables qui méritent d'être développés.
• Les produits dont nous devons revoir le prix.
• Les clients dont la rentabilité est insuffisante.
• Les activités qui consomment trop de ressources.
• Les lignes qui pourraient générer des pertes.

Nous révisons la structure des coûts

Nous ne cherchons pas à réduire sans discernement.

Nous analysons quels coûts apportent de la valeur, lesquels nous pouvons renégocier et lesquels ont augmenté sans qu'il y ait une augmentation équivalente de la productivité ou du chiffre d'affaires.

Nous travaillons sur la politique de prix

Nous ne recommandons pas d'augmenter automatiquement tous les prix.

Nous analysons les clients, les contrats, les remises, les coûts et le positionnement pour déterminer où il existe réellement une marge pour modifier les conditions.

Parfois, nous découvrons que le problème ne réside pas dans l'ensemble de notre tarif, mais dans certains clients ou services contractés il y a des années avec des prix qui n'ont jamais été mis à jour.

Nous analysons la productivité économique

Dans les entreprises de services, nous pouvons étudier combien de revenus et de marge génère chaque travailleur, département, projet ou unité commerciale.

Ces informations peuvent nous aider à décider où recruter, réorganiser ou augmenter la capacité.

Nous examinons le coût du financement

Les prêts, les polices, le leasing, l'affacturage, le confirming et d'autres formules financières ont un coût.

Nous analysons si la structure utilisée a du sens pour l'activité et si nous utilisons un financement à court terme pour couvrir des besoins qui devraient être financés autrement.

La saisonnalité à Majorque doit également être intégrée à la planification financière

De nombreuses entreprises de Majorque présentent une activité qui varie de manière importante tout au long de l'année.

Le tourisme, la restauration, le commerce, certains services, la construction liée aux résidences secondaires ou les activités liées au secteur nautique peuvent connaître des différences importantes entre les saisons.

Nous ne pouvons pas analyser tous les mois de la même manière

Une entreprise saisonnière peut générer une grande partie de ses revenus au cours de certains mois et maintenir des coûts importants pendant le reste de l'année.

C'est pourquoi nous devons travailler avec des prévisions mensuelles et pas uniquement avec un compte de résultat annuel.

Nous devons préparer la trésorerie avant la basse saison

Lorsque nous connaissons nos cycles d'encaissement et de dépenses, nous pouvons calculer quelle trésorerie nous devons conserver pour couvrir les salaires, les fournisseurs, le financement et les impôts pendant les mois de moindre activité.

Nous devons également contrôler les investissements avant la saison

De nombreuses entreprises doivent embaucher du personnel, acheter des stocks, rénover leurs installations ou mener des campagnes avant de commencer à générer les revenus principaux de la saison.

Depuis la direction financière, nous analysons de combien de capital nous avons besoin et comment financer cet écart.

Une entreprise peut réaliser des bénéfices et se retrouver sans argent

Le bénéfice et la trésorerie sont des concepts différents.

Nous pouvons avoir un compte de résultat positif et ne pas disposer de liquidités suffisantes pour faire face à nos obligations.

Les clients mettent trop de temps à payer

Si nous encaissons nos factures bien après avoir payé les salaires, les fournisseurs et les impôts, nous devons financer cette différence.

De plus, plus nous grandissons, plus le besoin en fonds de roulement peut être important.

Nous avons trop de capital immobilisé en stock

Dans le commerce, la distribution, la restauration ou les entreprises qui travaillent avec des stocks, nous devons analyser combien d'argent reste stocké sans être encore converti en ventes.

Nous ne disposons pas d'une prévision de trésorerie

Nous ne recommandons pas de gérer l'entreprise en regardant simplement combien d'argent nous avons aujourd'hui à la banque.

Nous construisons des prévisions qui intègrent :

• Encaissements prévus.
• Paiements aux fournisseurs.
• Salaires.
• Impôts.
• Dette.
• Investissements.
• Dépenses extraordinaires.

Ainsi, nous pouvons détecter une éventuelle tension de trésorerie avant qu'elle n'apparaisse.

Nous travaillons différents scénarios

Nous pouvons également simuler ce qui se passe si les ventes baissent, si nous embauchons des employés, si nous perdons un client important ou si nous réalisons un nouvel investissement.

Prendre ces décisions avec un modèle financier préalable réduit l'improvisation.

Quels indicateurs utilisons-nous pour savoir si l'entreprise fonctionne correctement

Nous n'avons pas besoin de contrôler des centaines de mesures.

Nous sélectionnons les indicateurs qui nous permettent de vraiment comprendre l'activité.

Marge brute

Cela nous permet d'analyser ce qui reste après avoir assumé les coûts directement liés à la vente.

Son évolution peut nous montrer des augmentations de coûts, des remises excessives ou des problèmes de tarification.

Résultat opérationnel et EBITDA

Ils nous apportent des informations sur le fonctionnement opérationnel de l'entreprise, bien que nous ne devions pas les analyser de manière isolée.

Une entreprise peut avoir un EBITDA positif et continuer à souffrir de problèmes de trésorerie importants.

Délai moyen de recouvrement

Nous permet de savoir combien de temps nous mettons à convertir nos ventes en argent disponible.

S'il augmente progressivement, nous pouvons finir par financer involontairement nos clients.

Délai moyen de paiement

Nous l'analysons avec les encaissements et la trésorerie pour comprendre la structure réelle du fonds de roulement.

Marge par client

Nous permet d'identifier quels clients sont réellement rentables après avoir intégré le coût du service dont ils ont besoin.

Marge par ligne d'activité

Un compte de résultat global peut être positif alors qu'une activité spécifique génère des pertes.

C'est pourquoi nous séparons les principales zones lorsque le modèle d'entreprise le permet.

Écart par rapport au budget

Nous comparons ce qui se passe avec ce que nous avions prévu.

Lorsqu'il existe un écart important, nous analysons sa cause et décidons si nous devons modifier le plan.

Comment nous travaillons le budget annuel et les prévisions

Un budget ne devrait pas être un document que nous préparons une fois par an et que nous oublions ensuite.

Nous projetons les ventes

Nous pouvons utiliser le portefeuille actuel, les nouvelles opportunités, les prix, la saisonnalité, la récurrence et la capacité opérationnelle.

Nous intégrons le coût de la croissance

Nous ne projetons pas uniquement les revenus.

Si pour vendre plus, nous devons embaucher, louer des locaux, acheter des véhicules, du matériel ou augmenter le stock, nous intégrons ces coûts au modèle.

Nous créons des scénarios

Nous pouvons disposer de :

• Scénario conservateur.
• Scénario de base.
• Scénario de croissance.

Cela nous permet de savoir comment l'entreprise réagirait face à différentes situations.

Nous mettons à jour les prévisions

Si notre réalité change, nous mettons également à jour nos chiffres.

Une prévision financière n'est utile que si elle représente raisonnablement ce que nous espérons qu'il se produise.

Quelles entreprises peuvent bénéficier d'un CFO externe à Majorque

Nous n'utilisons pas exclusivement le niveau de chiffre d'affaires pour le déterminer.

La complexité financière peut être plus importante que la taille.

Entreprises touristiques et hôtelières

La saisonnalité, les effectifs, les achats, l'occupation, les investissements et la trésorerie peuvent faire de la planification financière une fonction particulièrement pertinente.

Restauration

Dans les bars et restaurants, nous pouvons travailler sur les fiches de coût, le coût des matières premières, le personnel, la rentabilité par service, les horaires et les prévisions saisonnières.

Entreprises immobilières et services liés à l'immobilier

Les opérations à montants élevés, les commissions, les investissements, les rénovations, le financement et les longues périodes de maturation rendent particulièrement important le contrôle de la trésorerie et de la marge de chaque opération.

Construction et rénovation

Dans ces entreprises, nous devons analyser les budgets, les écarts de chantier, les avances, les fournisseurs, les sous-traitances, les certifications et la marge réelle par projet.

Entreprises de services professionnels

Les cabinets de conseil, les bureaux, les agences, les cliniques et autres services dépendent en grande partie du coût du temps de leurs équipes.

Nous pouvons mesurer la rentabilité par travailleur, projet et client.

Commerce et distribution

Le stock, la marge, les remises, les fournisseurs et la rotation des stocks sont des variables fondamentales.

Entreprises liées au secteur nautique

Les entreprises de maintenance, de services, d'affrètement, d'intermédiation ou les activités liées aux bateaux peuvent présenter des projets de montant élevé, une saisonnalité importante et des besoins en fonds de roulement qui justifient un contrôle financier accru.

Quand pouvons-nous avoir besoin d'une direction financière externe

Nous ne savons pas quels clients sont réellement rentables

Si nous ne connaissons que le montant facturé à chaque client, mais pas le coût pour le servir, nous avons une vision incomplète.

Nous avons des bénéfices comptables mais des problèmes de trésorerie

C'est un signe clair que nous devons revoir le fonds de roulement, les encaissements, les paiements et le financement.

Nous croissons rapidement

La croissance peut générer des besoins importants de trésorerie avant de produire des bénéfices supplémentaires.

Nous préparons un investissement

Ouvrir un nouvel établissement, acheter des machines, embaucher du personnel ou lancer une nouvelle ligne d'activité nécessite une analyse financière préalable.

Nous souhaitons demander un financement

Une entreprise qui présente des informations financières claires et des prévisions bien structurées peut bien mieux défendre son besoin de financement auprès des banques ou des investisseurs.

Nous n'avons pas de tableau de bord

Si nous attendons la clôture de l'exercice pour savoir comment va l'entreprise, nous aurons moins de capacité à réagir.

CFO externe face à un directeur financier interne

Nous ne défendons pas que l'externalisation soit toujours la meilleure solution.

Quand un CFO externe peut avoir du sens

Cela peut être particulièrement intéressant lorsque nous avons besoin de connaissances financières senior mais que notre entreprise n'exige pas encore une personne dédiée à cette fonction à temps plein.

Quand l'internalisation peut nous intéresser

Une entreprise avec une grande complexité, plusieurs sociétés, une activité internationale ou des décisions financières constantes peut avoir besoin d'une direction financière entièrement intégrée.

La décision ne dépend pas uniquement du coût

Nous analysons le niveau de complexité, l'équipe existante et la quantité de travail stratégique dont nous avons réellement besoin.

Comment nous mettons en place notre service de CFO externe

Étape 1 : nous analysons la situation actuelle

Nous pouvons examiner :

• Bilan.
• Compte de résultat.
• Trésorerie.
• Ventes.
• Clients.
• Dette.
• Personnel.
• Coûts.
• Inventaire.
• Budgets existants.

Étape 2 : nous identifions les priorités

Nous n'essayons pas de changer toute l'entreprise à la fois.

Nous identifions où il existe un risque plus élevé ou un potentiel d'amélioration.

Étape 3 : nous définissons les indicateurs

Nous sélectionnons les données que nous devons examiner périodiquement.

Étape 4 : nous élaborons des prévisions

Nous construisons une vision des résultats, de la trésorerie et des besoins financiers futurs.

Étape 5 : nous exécutons les décisions

Nous pouvons travailler sur les prix, les coûts, le financement, la rentabilité par client, la structure ou le fonds de roulement.

Étape 6 : nous assurons le suivi

Nous comparons les résultats et les objectifs et corrigeons les mesures lorsque cela est nécessaire.

Comment nous utilisons la comptabilité analytique pour augmenter la rentabilité

Le compte de résultat général peut afficher un bénéfice et masquer le fait que certaines activités perdent de l'argent.

Nous créons des centres de coûts

Nous pouvons séparer les départements, les établissements, les projets, les lignes de produits ou toute autre dimension pertinente.

Nous affectons les coûts directs

Nous identifions les dépenses qui correspondent directement à chaque activité.

Nous répartissons les coûts indirects

La direction, l'administration, les loyers, les outils et autres coûts communs doivent également être intégrés selon des critères cohérents.

Nous utilisons les informations pour décider

Une fois que nous connaissons la marge, nous pouvons décider quelles activités renforcer, quels prix réviser et quels clients renégocier.

Comment nous utilisons le pricing pour améliorer les marges

Augmenter les prix sans analyser au préalable l'impact peut être aussi problématique que de maintenir des prix trop bas.

Nous détectons les contrats peu rentables

Nous pouvons trouver des services souscrits il y a des années dont les prix ont à peine été mis à jour malgré l'augmentation des salaires, des fournisseurs et d'autres coûts.

Nous calculons différents scénarios

Nous pouvons étudier ce qui se passe avec la marge si nous modifions les tarifs, les remises ou les conditions.

Nous segmentons les clients

Tous les clients n'ont pas nécessairement besoin du même prix ou des mêmes conditions.

Nous pouvons différencier en fonction du volume, du service, de la dédication, du délai de paiement ou de la complexité.

Comment un CFO externe à Majorque peut nous aider à croître

Un CFO externe à Majorque n'intervient pas uniquement lorsqu'il existe un problème.

Nous pouvons également analyser les décisions avant de les exécuter.

Embaucher de nouveaux collaborateurs

Nous calculons le coût complet et l'augmentation de marge nécessaire pour justifier l'embauche.

Ouvrir un nouvel établissement

Nous pouvons modéliser l'investissement initial, les dépenses récurrentes, le seuil de rentabilité et les besoins en fonds de roulement.

Acheter des machines ou de l'équipement

Nous analysons le coût, le financement et le retour attendu.

Lancer une nouvelle ligne de métier

Nous projetons les ventes, les coûts, la marge et le volume minimum nécessaire.

Se préparer à une opération sociétaire

Dans certains processus d'achat, de vente ou d'entrée d'investisseurs, disposer d'informations financières ordonnées et de prévisions cohérentes revêt une importance particulière.

Erreurs que nous recommandons d'éviter lors de l'externalisation de la direction financière

Utiliser le CFO uniquement comme comptable

Si nous consacrons son temps uniquement à des fonctions administratives, nous perdons la majeure partie de la valeur stratégique.

Ne pas partager suffisamment d'informations

Nous ne pouvons pas analyser correctement l'entreprise si nous ignorons les contrats, les investissements, la dette ou les décisions importantes.

Ne pas fixer d'objectifs

Nous devons savoir ce que nous voulons améliorer et comment nous allons le mesurer.

Ne pas exécuter les décisions

L'analyse à elle seule n'augmente pas la rentabilité.

Nous devons mettre en œuvre les mesures proposées.

Réduire les coûts sans analyser leur impact

Éliminer les dépenses productives peut nuire aux ventes, au service ou à la capacité de croissance.

Nous recherchons l'efficacité, pas simplement dépenser moins.

Attendre le même résultat dans toutes les entreprises

Nous ne promettons pas d'améliorations universelles de marge ni un délai identique pour tous nos clients.

Les résultats dépendent du point de départ et des mesures que nous pouvons mettre en œuvre.

Pourquoi travailler avec nous en tant que CFO externe à Majorque

Chez Gestoría G1, nous sommes spécialistes en gestion d'entreprise et en direction financière externe. Notre expérience nous permet de relier la vision financière stratégique aux domaines qui font partie du fonctionnement quotidien d'une entreprise, comme la comptabilité, la fiscalité, les coûts et le personnel.

Nous ne nous limitons pas à présenter des rapports. Nous analysons les marges, la trésorerie, les prix, le financement et les prévisions pour transformer ces données en décisions d'entreprise.

Notre service de CFO externe à Majorque vise à répondre à trois questions fondamentales : où gagnons-nous de l'argent, où le perdons-nous et que se passera-t-il financièrement si nous prenons une décision donnée.

De plus, nous connaissons les particularités que peuvent présenter de nombreuses entreprises de Majorque, notamment celles ayant une activité saisonnière, une forte dépendance au besoin en fonds de roulement ou des investissements importants avant les mois de plus forte facturation.

Grâce à notre expérience avec les PME, les indépendants et les entreprises, nous sommes une solution particulièrement adaptée aux entreprises qui n'ont plus seulement besoin de savoir combien elles facturent, mais de comprendre combien elles gagnent réellement et quelles décisions peuvent améliorer ce résultat.

Comment vérifions-nous que notre direction financière génère des résultats

Évolution des marges

Nous comparons les résultats avant et après les mesures mises en place.

Meilleur contrôle de la trésorerie

Nous veillons à ce que l'entreprise puisse anticiper ses besoins et réduire les décisions financières improvisées.

Rentabilité par client et par activité

Nous voulons que la direction sache exactement quelles parties de l'activité génèrent le bénéfice.

Meilleure qualité des décisions

Nous évaluons également si l'entreprise dispose d'informations suffisantes avant d'investir, d'embaucher, de se financer ou de modifier ses prix.

Moins d'écarts inattendus

Nous ne pouvons pas éliminer l'incertitude, mais nous pouvons améliorer notre capacité à détecter les problèmes avant qu'ils ne deviennent graves.

Conclusion : quand il est pertinent d'intégrer un CFO externe à Majorque

Un CFO externe à Majorque peut être particulièrement utile lorsque notre entreprise a atteint un niveau de complexité où la comptabilité ne répond plus à toutes les questions nécessaires pour diriger correctement l'activité.

Si nous croissons mais que les marges diminuent, que nous avons des tensions de trésorerie récurrentes, que nous ignorons la rentabilité de certains clients ou que nous devons planifier des investissements importants, nous devons augmenter notre niveau de contrôle financier.

Chez Gestoría G1, nous sommes spécialistes en direction financière externe et nous aidons les entreprises à passer d'une vision purement comptable à une gestion financière orientée vers la rentabilité et la prise de décision.

Notre objectif est que nous sachions combien nous gagnons, ce qui génère ce bénéfice, ce qui le détériore et quel impact économique aura notre prochaine décision avant de l'exécuter.