Notifica dell'Agenzia delle Entrate: cosa fare e come rispondere

Ricevere una notifica dell'Agenzia delle Entrate non significa automaticamente che hai commesso un'infrazione. Può trattarsi di una richiesta di informazioni, di una proposta di liquidazione, di una risoluzione, dell'avvio di un'ispezione, di una sanzione o di un'azione di riscossione. L'importante è identificare esattamente quale documento hai ricevuto e quale termine stabilisce.

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Cos'è una notifica dell'Agenzia delle Entrate e perché la data è importante

Una notifica tributaria è il mezzo attraverso il quale l'Amministrazione porta formalmente a conoscenza del contribuente un atto o un'azione che può produrre effetti giuridici.

La data è fondamentale perché molti termini per rispondere, eccepire, pagare o ricorrere si calcolano a partire dalla notifica valida dell'atto.

Non conviene classificare un documento unicamente se nell'intestazione appare la parola “comunicazione” o “notifica”. Devi leggere:

• Il procedimento a cui appartiene.
• Cosa richiede o risolve.
• Se esige un'azione.
• Il termine indicato.
• I ricorsi disponibili.

Come arrivano le notifiche dell'AEAT

L'Agenzia delle Entrate può effettuare notifiche tramite mezzi elettronici e, nei casi previsti dalla legge, tramite mezzi non elettronici.

Notifica elettronica

Le notifiche elettroniche dell'AEAT possono essere consultate nella Direzione Elettronica Abilitata unica (DEHú) e nella Sede elettronica dell'Agenzia delle Entrate.

Quando l'interessato accede al contenuto, la notifica si intende effettuata in quel momento.

Se la notifica elettronica è obbligatoria o è stata scelta espressamente e non vi si accede, si considera rifiutata quando trascorrono 10 giorni naturali dalla sua messa a disposizione. Tale rifiuto ha effetti sul procedimento.

Notifica non elettronica

Quando è prevista la notifica cartacea, l'Amministrazione applica le regole di notifica previste dalla normativa tributaria e amministrativa. La mancata raccolta di una lettera non garantisce che il procedimento venga sospeso.

Per questo, se sai che esiste un procedimento aperto, è consigliabile controllare anche le notifiche elettroniche e mantenere correttamente informati il domicilio fiscale e i dati di contatto.

Chi è obbligato a ricevere notifiche elettroniche

Non tutti i lavoratori autonomi sono obbligati automaticamente per il solo fatto di lavorare in proprio.

Tra i soggetti obbligati rientrano, con l'ambito previsto dalla normativa:

• Persone giuridiche.
• Enti senza personalità giuridica.
• Professionisti per le procedure svolte nell'esercizio di un'attività per la quale è richiesta l'iscrizione obbligatoria ad un albo.
• Rappresentanti di soggetti interessati obbligati a rapportarsi elettronicamente.
• Determinati dipendenti pubblici nelle loro azioni in ragione della loro condizione.
• Contribuenti iscritti nel Registro delle Grandi Imprese.
• Contribuenti inclusi in determinati regimi di gruppi fiscali o di IVA.
• Persone fisiche iscritte al REDEME.
• Altri gruppi specificamente inclusi dalla normativa applicabile.

Una persona fisica non inclusa in un gruppo obbligatorio può anche scegliere di relazionarsi elettronicamente nei termini previsti dalla legge.

I 30 giorni di cortesia per le notifiche elettroniche

Gli utenti inclusi nel sistema di notificazioni elettroniche obbligatorie o iscritti volontariamente possono indicare fino a 30 giorni per anno solare durante i quali l'AEAT non metterà a loro disposizione nuove notificazioni nella DEHú.

I giorni devono essere richiesti con almeno 7 giorni naturali di anticipo rispetto all'inizio del periodo scelto.

Questo sistema è particolarmente utile per aziende e consulenti durante le ferie, ma ha dei limiti: una notifica già messa a disposizione prima dell'inizio dei giorni di cortesia segue il proprio calcolo.

Tipi di notifiche dell'Agenzia delle Entrate più frequenti

Richiesta di informazioni o documentazione

L'AEAT può richiedere fatture, contratti, libri, giustificativi bancari o altri documenti relativi a un'obbligazione tributaria.

Il termine deve essere verificato nella richiesta stessa. In molti procedimenti tributari vengono concessi termini di dieci giorni lavorativi, ma non deve essere utilizzato “10 giorni” come regola universale per qualsiasi richiesta.

La risposta deve essere adeguata a quanto richiesto e presentata in modo ordinato e tracciabile.

Proposta di liquidazione

In una proposta di liquidazione, l'Amministrazione comunica l'aggiustamento che intende effettuare prima di emanare l'atto definitivo, quando il procedimento applicabile prevede il trámite di osservazioni.

Questo è il momento per rivedere:

• I fatti utilizzati dall'Agenzia delle Entrate.
• I dati fiscali confrontati.
• La normativa applicata.
• La documentazione che contraddice la proposta.
• I calcoli di imposta, interessi o basi imponibili.

Non presentare osservazioni non significa necessariamente che scompaiano tutte le vie di ricorso successive, ma può far perdere un'opportunità importante per correggere il fascicolo prima della liquidazione.

Liquidazione o risoluzione

Quando l'Agenzia delle Entrate emette una liquidazione o una risoluzione che pone fine a una fase del procedimento, il documento deve informare sui ricorsi o reclami esperibili e sui relativi termini.

Prima di pagare o ricorrere, è opportuno verificare anche se la presentazione del ricorso sospende o meno l'esecuzione dell'atto e quali garanzie possono essere necessarie.

Avvio delle attività ispettive

La comunicazione di avvio dell'ispezione identifica l'ambito e l'oggetto delle attività.

In un'ispezione è importante adempiere agli obblighi di collaborazione, ma anche esercitare correttamente i diritti del contribuente. La strategia non deve consistere nel fornire indiscriminatamente informazioni che non sono state richieste, ma nel rispondere in modo completo e giuridicamente ordinato a ogni atto.

Avvio del procedimento sanzionatorio

Le sanzioni tributarie non hanno una forbice universale di “100 a 600.000 euro”. L'importo dipende dalla specifica infrazione, dalla base della sanzione e dai criteri di qualificazione o graduazione stabiliti nella Legge Generale Tributaria.

Una proposta di sanzione deve essere esaminata separatamente dalla liquidazione che possa averla originata, verificando se esiste colpevolezza, se l'infrazione è correttamente tipizzata e quali riduzioni possono risultare applicabili.

Provvedimento di ingiunzione fiscale

La providencia di esecuzione forzata compare quando un debito è entrato in periodo esecutivo e l'Amministrazione avvia formalmente la procedura di riscossione coattiva.

I sovrapprezzi del periodo esecutivo sono:

Atto di pignoramento

Se il debito rimane insoluto, l'Amministrazione può pignorare beni e diritti secondo la procedura di riscossione.

Un atto di pignoramento deve essere esaminato immediatamente per verificare il debito, il bene interessato, gli importi e i motivi di opposizione legalmente applicabili.

Cosa fare passo dopo passo al ricevere una notifica

1. Scarica o salva il documento completo

Non lavorare solo con uno screenshot o l'email di avviso. Salva il PDF completo e, se è elettronica, anche la prova di accesso o le informazioni della notifica.

2. Verifica quando si considera notificata

Questa data determina l'inizio del calcolo di numerosi termini.

3. Identifica la procedura

Verifica se si tratta di gestione, ispezione, sanzione, riscossione o revisione.

4. Identifica l'imposta e il periodo

Non è la stessa cosa un requisito di IVA di un trimestre specifico rispetto a una verifica di IRPF, Società o ritenute.

5. Leggi letteralmente il termine indicato

Non utilizzare termini ricordati da altri fascicoli. Il documento deve essere il punto di partenza.

6. Raccogli la documentazione e verifica la sua coerenza

Fatture, contratti, modelli presentati, estratti conto, libri contabili e giustificativi devono raccontare una storia coerente con la dichiarazione presentata.

7. Presenta tramite un canale valido

Coloro che sono obbligati a relazionarsi elettronicamente devono utilizzare i mezzi elettronici corrispondenti. Altri contribuenti possono disporre di diverse vie a seconda della procedura.

Bisogna sempre conservare la ricevuta di presentazione.

Posso chiedere più tempo per rispondere?

In determinate procedure di applicazione dei tributi può essere richiesta una proroga.

L'articolo 91 del Regolamento Generale di gestione e ispezione stabilisce regole abbastanza più precise di quanto di solito si spieghi:

• La proroga non può superare la metà del termine iniziale.
• Non è concessa più di una proroga dello stesso termine.
• Deve essere richiesta prima dei tre giorni precedenti la scadenza del termine che si intende prorogare.
• Deve essere giustificato che sussistono circostanze che la consigliano.
• Non possono essere pregiudicati i diritti di terzi.

Quando la richiesta soddisfa i requisiti e viene presentata entro i termini, la proroga si intende concessa automaticamente per la metà del termine iniziale, salvo che ne venga notificata espressamente la denegazione prima della scadenza del termine originale. L'Amministrazione può concedere espressamente una proroga inferiore.

Termini tributari da conoscere

Le richieste, le procedure di osservazioni e le azioni specifiche possono avere termini propri. Prevale sempre il termine che corrisponde legalmente alla procedura e che figura nella notifica.

Ricorso di ripensamento o reclamo economico-amministrativo

Quando un atto è suscettibile di reclamo economico-amministrativo, il contribuente può scegliere di presentare un ricorso facoltativo di ripensamento dinanzi alla stessa Amministrazione o ricorrere direttamente alla via economico-amministrativa.

Se si presenta un ricorso di ripensamento, non si può promuovere contemporaneamente un reclamo economico-amministrativo sullo stesso atto: bisognerà attendere che il ricorso sia risolto espressamente o possa considerarsi respinto per silenzio.

Il termine generale di entrambi i meccanismi è di un mese, con le regole di computo stabilite nella Legge Generale Tributaria.

Riduzioni delle sanzioni: 65 %, 30 % e 40 %

Il regime delle riduzioni sanzionatorie deve essere rivisto prima di decidere se prestare conformità, pagare o ricorrere.

Attualmente, l'articolo 188 della Legge Generale Tributaria prevede:

• 65 % di riduzione nei casi di verbali con accordo dell'articolo 155.
• 30 % nei casi di conformità.
• Una riduzione aggiuntiva del 40 % sulla sanzione residua quando sono soddisfatte le condizioni di pagamento e non viene presentato ricorso o reclamo contro la liquidazione o la sanzione.

Quando si applica prima la riduzione del 30 % per conformità e poi il 40 % sull'importo residuo, la riduzione economica totale rispetto alla sanzione iniziale equivale al 58 %.

Questo corregge l'idea che "pagare senza ricorrere" produca semplicemente una riduzione del 30% o che la conformità generi da sola una riduzione del 50%.

Quattro anni di prescrizione non significa che l'Agenzia delle Entrate possa guardare solo quattro esercizi "senza altro"

La Ley General Tributaria stabilisce con carattere generale un termine di quattro anni per diritti come quello dell'Amministrazione di determinare il debito tramite liquidazione o esigere il pagamento.

Per determinare un debito, il calcolo inizia, di regola, dal giorno successivo a quello in cui scade il termine regolamentare per presentare la dichiarazione o l'autoliquidazione.

Tuttavia, il termine può essere interrotto da atti dell'Amministrazione compiuti con conoscenza formale del contribuente, da ricorsi o reclami e da determinate azioni comprovate dello stesso contribuente, tra gli altri casi.

Pertanto, prima di rispondere a una notifica dicendo che “l'esercizio è prescritto”, bisogna ricostruire la storia del fascicolo.

Notifiche false e email che si spacciano per l'Agenzia delle Entrate

Un'email che avvisa di una notifica non deve essere confusa con il contenuto ufficiale dell'atto.

Il modo più sicuro per verificare se esiste una notifica è accedere direttamente alla Sede elettronica dell'AEAT o alla DEHú tramite i sistemi ufficiali di identificazione, evitando di inserire credenziali bancarie o fiscali in link sospetti ricevuti via email o SMS.

Gestoría G1: consulenza fiscale a Maiorca per rispondere all'Agenzia delle Entrate

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La sua piattaforma consente ai clienti di accedere a informazioni e documentazione in formato digitale e lo studio offre assistenza in spagnolo, inglese, tedesco, francese e italiano.

Per una notifica dell'Agenzia delle Entrate, il servizio può includere l'analisi del documento, la revisione delle dichiarazioni precedenti, la preparazione della documentazione, la presentazione di istanze e il monitoraggio del fascicolo in base all'ambito contrattuale.

La Gestoría G1 offre anche la gestione dei certificati digitali, uno strumento particolarmente utile per accedere alle procedure elettroniche e tenere sotto controllo le comunicazioni amministrative.