Gérance pour travailleurs indépendants étrangers à Majorque | G1

S'inscrire en tant que travailleur indépendant étranger à Majorque est tout à fait possible, mais les démarches dépendent de la nationalité, du droit de résider et de travailler en Espagne, de l'activité à exercer et de la résidence fiscale. Il n'existe pas de procédure unique valable pour tous les étrangers.

Un citoyen de l'Union européenne peut travailler à son compte sans demander d'autorisation de travail, bien que s'il séjourne en Espagne pendant plus de trois mois, il doive satisfaire aux obligations d'enregistrement correspondantes. Un citoyen d'un pays tiers, en revanche, doit disposer d'une autorisation lui permettant d'exercer une activité indépendante, sauf s'il bénéficie déjà d'une autre situation de résidence l'habilitant à travailler.

Chez Gestoría G1, avec assistance à Mallorca et services fiscaux, sociaux et d'immigration, il est possible de centraliser la préparation du NIE, l'immatriculation fiscale, le RETA, les déclarations périodiques et la révision de la situation fiscale du professionnel étranger.

Citoyen de l'UE ou extracommunautaire : la première étape est différente

Citoyens de l'Union européenne, de l'EEE et de la Suisse

Les citoyens de l'Union européenne, de l'Espace économique européen et de la Suisse peuvent exercer une activité indépendante en Espagne sans avoir besoin d'une autorisation de travail équivalente à celle exigée pour les ressortissants de pays tiers.

S'ils envisagent de résider en Espagne pendant plus de trois mois, ils doivent demander personnellement leur inscription au Registre central des étrangers dans les trois mois suivant leur entrée. Pour prouver qu'ils travaillent à leur compte, on peut utiliser, entre autres moyens admis, l'immatriculation au recensement des activités économiques ou la justification de l'affiliation à la Sécurité sociale.

Par conséquent, « être citoyen européen » ne supprime pas toutes les démarches liées à l'étranger : cela supprime la nécessité d'une autorisation de travail préalable, mais pas les obligations d'enregistrement lorsqu'on fixe sa résidence en Espagne.

Ressortissants de pays tiers

Lorsqu'une personne hors UE souhaite se rendre en Espagne spécifiquement pour exercer une activité pour son propre compte, le régime d'étranger applicable à l'autorisation initiale de résidence temporaire et de travail pour compte propre entre en jeu.

La réglementation exige, entre autres aspects :

• Répondre aux exigences que la législation impose aux Espagnols pour ouvrir ou développer l'activité.
• Justifier d'une qualification professionnelle ou d'une expérience suffisante lorsque l'activité l'exige.
• Justifier de l'investissement prévu et de la viabilité du projet.
• Répondre aux exigences générales en matière d'étranger, d'antécédents et d'ordre public applicables.
• Payer les taxes applicables.

L'autorisation initiale a une durée déterminée et peut être limitée territorialement et par secteur d'activité conformément à la réglementation en vigueur.

Pour ceux qui se trouvent hors d'Espagne, la procédure est coordonnée avec la demande du visa correspondant. Si la personne réside déjà légalement en Espagne avec une autre autorisation, il convient d'analyser si cette situation permet déjà de travailler ou si une modification est nécessaire. Il n'est pas correct de supposer que tout résident légal peut simplement demander l'immatriculation en tant qu'indépendant sans d'abord vérifier son autorisation.

Comment obtenir le NIE pour travailler comme indépendant à Majorque

Le Numéro d'identité d'étranger (NIE) identifie l'étranger dans ses relations administratives, fiscales et économiques en Espagne.

Elle peut être demandée en Espagne auprès des organes compétents de la police ou, lorsque l'intéressé se trouve hors du pays, par l'intermédiaire des consulats espagnols, à condition que les conditions de la procédure soient remplies.

La demande utilise le formulaire EX-15 et exige normalement :

• Pièce d'identité ou passeport en cours de validité.
• Explication des raisons économiques, professionnelles ou sociales justifiant la demande.
• Justificatif du paiement de la taxe correspondante.
• Lorsqu'un représentant agit, pouvoir suffisant pour effectuer la démarche.

Combien de temps prend l'obtention du NIE ?

La réglementation prévoit un délai maximal de cinq jours pour résoudre l'attribution du NIE à compter de l'entrée de la demande au registre de l'organe compétent.

Ce délai légal ne doit pas être confondu avec le temps nécessaire pour obtenir un rendez-vous, préparer la documentation, obtenir une procuration ou résoudre un incident. Il n'est donc pas correct de présenter comme délai légal ordinaire « entre deux et six semaines ».

Service NIE de Gestoría G1

La gestoría G1 propose la gestion du NIE pour les étrangers. La valeur d'un service spécialisé réside dans la préparation correcte du dossier, la vérification des documents et la coordination de la présentation ou de la représentation lorsque cela est légalement possible.

Il n'existe pas de catégorie administrative officielle appelée “NIE exprés” qui créerait une procédure légale différente ou garantirait une résolution privilégiée. Si l'expression est utilisée commercialement, elle doit être comprise comme un service de gestion rapide, et non comme une voie spéciale auprès de l'Administration.

Immatriculation fiscale : le modèle 037 n'existe plus

L'inscription au recensement des entrepreneurs, professionnels et reteneurs s'effectue actuellement via le modèle 036.

L'ancien modèle simplifié 037 a été supprimé et n'est plus utilisé depuis le 3 février 2025. Par conséquent, un guide qui indique encore “modèle 036 ou 037” est obsolète.

Le modèle 036 permet de communiquer, entre autres :

• Date de début de l'activité.
• Activité ou activités exercées.
• Domicile fiscal et, le cas échéant, locaux affectés.
• Obligations relatives à la TVA.
• Régime de l'IRPF le cas échéant.
• Retenues à la source à effectuer.
• Opérations intracommunautaires le cas échéant.

La rubrique de l'IAE ne détermine pas à elle seule tous vos impôts

Classer correctement l'activité est important, mais il ne faut pas affirmer que la rubrique de l'IAE détermine à elle seule le régime de TVA, les retenues à la source ou la méthode de l'IRPF.

Ces obligations dépendent de la nature réelle de l'activité et de la réglementation spécifique de chaque impôt. Deux professionnels exerçant des activités similaires peuvent avoir des obligations différentes en raison de leurs clients, de leurs opérations internationales ou de leur régime fiscal.

Affiliation au RETA : quand doit-elle être effectuée

L'affiliation en tant que travailleur indépendant se gère auprès de la Trésorerie générale de la Sécurité sociale, actuellement par voie électronique via les canaux habilités, y compris Importass.

L'affiliation doit être demandée avant le début de l'activité et peut être effectuée jusqu'à 60 jours calendaires à l'avance.

Il ne faut donc pas attendre d'émettre la première facture pour régulariser ensuite sa situation auprès de la Sécurité sociale.

Cotisation selon les revenus nets

Le système des travailleurs indépendants utilise des tranches liées aux revenus nets. Lors de l'affiliation, une prévision est communiquée et la base peut être modifiée plusieurs fois au cours de l'année pour l'ajuster à l'évolution de l'activité.

Ensuite, la Sécurité sociale effectue la régularisation correspondante à partir des informations fiscales disponibles.

Il n'est pas recommandé de publier une unique “cotisation minimale” comme si elle était stable pour tout travailleur indépendant. Le montant dépend de la tranche de revenus, de la base choisie dans les limites autorisées, des contingences applicables et des éventuels avantages en matière de cotisation.

Cotisation réduite pour les nouveaux travailleurs indépendants

Les personnes qui remplissent les conditions d'accès peuvent demander la cotisation réduite prévue pour les nouvelles immatriculations. La référence légale part de 80 euros mensuels pendant les douze premiers mois, auquel s'ajoute la cotisation correspondant au Mécanisme d'équité intergénérationnelle lorsqu'elle est applicable.

Une deuxième période de douze mois peut exister si les conditions de revenus établies par la loi sont remplies et si la demande est faite dans les conditions correspondantes.

La nationalité étrangère n'exclut pas à elle seule ce bénéfice : ce qui importe est de remplir les conditions prévues pour l'affiliation et la réduction.

Faut-il un compte bancaire espagnol ?

Vous aurez besoin d'un compte apte à opérer avec les administrations et à gérer les encaissements et les paiements, mais il ne faut pas affirmer de manière générale qu'un travailleur indépendant est obligé d'ouvrir un compte avec un IBAN espagnol pour pouvoir s'affilier.

Dans l'espace SEPA, il existe des règles qui empêchent la discrimination injustifiée d'un IBAN d'un autre État membre. En pratique, chaque démarche doit être examinée pour confirmer quels comptes et moyens de paiement l'organisme correspondant accepte.

Résidence fiscale : ne dépend pas uniquement des 183 jours

La résidence administrative et la résidence fiscale sont des concepts distincts.

Une personne physique peut être résidente fiscale en Espagne si l'un des critères établis par la loi sur l'IRPF est rempli, notamment :

• Séjourner plus de 183 jours au cours de l'année civile sur le territoire espagnol, conformément aux règles légales relatives aux absences sporadiques.
• Que le principal centre ou la base de ses activités ou intérêts économiques se trouve en Espagne, directement ou indirectement.

Il existe en outre une présomption, sauf preuve contraire, lorsque le conjoint non séparé légalement et les enfants mineurs à charge résident habituellement en Espagne.

Par conséquent, “être moins de 183 jours” ne garantit pas automatiquement d'être non-résident fiscal.

IRPF de l'auto-entrepreneur résident : modèles et paiements fractionnés

L'auto-entrepreneur qui est résident fiscal en Espagne est imposé à l'IRPF conformément aux règles applicables à son activité.

Modèle 130

Ceux qui exercent des activités économiques en estimation directe effectuent généralement des paiements fractionnés via le modèle 130.

Cependant, il existe une exception importante pour certaines activités professionnelles : elles ne sont pas tenues d'effectuer ces paiements fractionnés lorsque, au cours de la période légale de référence, au moins 70 % de leurs revenus professionnels ont été soumis à retenue à la source ou à versement anticipé.

C'est pourquoi il ne faut pas affirmer que tout travailleur indépendant résident présente nécessairement le modèle 130 chaque trimestre.

Modèle 131

Le modèle 131 correspond à ceux qui déterminent le rendement de certaines activités par estimation objective, lorsqu'ils remplissent leurs conditions.

Type d'IRPF

L'IRPF est progressif et son résultat dépend de la base, de l'échelle étatique et régionale, de la situation personnelle, des réductions et déductions applicables. Il n'est pas recommandé de le résumer en une seule fourchette de pourcentage comme si tous les travailleurs indépendants de Majorque étaient imposés entre deux taux fixes.

TVA du travailleur indépendant étranger

La nationalité de l'entrepreneur ne détermine pas la TVA. L'important est de savoir où se situe l'opération, quel service ou bien est fourni, qui est le client et s'il existe une exonération.

De nombreuses activités appliquent le taux général de 21 %, tandis que d'autres peuvent être soumises à des taux réduits ou exonérées.

Lorsqu'il existe des clients dans d'autres États de l'UE ou hors de l'UE, il faut examiner particulièrement :

• Si le client est une entreprise ou un consommateur final.
• Les règles de localisation du service.
• L'éventuelle inversion du sujet passif.
• L'inscription au Registre des opérateurs intracommunautaires le cas échéant.
• L'utilisation de régimes tels que l'OSS pour certains services ou ventes B2C.

Et si je ne suis pas résident fiscal ?

Ne pas être résident ne signifie pas que toute activité exercée depuis Majorque se règle simplement avec le modèle 210.

Le modèle 210 est utilisé pour certains revenus obtenus en Espagne par des non-résidents sans établissement permanent.

Si l'activité commerciale ou professionnelle est exercée en Espagne par l'intermédiaire d'un lieu fixe d'affaires ou si les éléments qui déterminent l'existence d'un établissement stable sont réunis, les obligations fiscales changent substantiellement et d'autres modèles et règles d'imposition peuvent entrer en jeu.

Sécurité sociale internationale : UE, détachements et conventions

Un étranger qui travaille depuis Majorque ne doit pas non plus supposer que « s'il existe une convention bilatérale, il ne cotise que là où il travaille ». Les règles sont plus précises.

Au sein de l'UE, de l'EEE et de la Suisse, des mécanismes de coordination s'appliquent pour déterminer quelle législation de sécurité sociale est applicable lorsqu'une personne travaille dans un ou plusieurs États.

Avec les pays tiers, il peut exister des conventions bilatérales contenant leurs propres règles concernant le détachement, l'activité simultanée et la totalisation des périodes.

Avant de s'inscrire au RETA, il convient de vérifier si :

• L'activité est exercée exclusivement en Espagne.
• Il existe une activité simultanée dans un autre État.
• Il s'agit d'un déplacement temporaire.
• Il existe une convention internationale applicable.
• Un document attestant de la législation de sécurité sociale applicable doit être obtenu.

Inscriptions et radiations au RETA pour les activités saisonnières

La réglementation permet que certaines inscriptions et radiations au cours de l'année produisent leurs effets à partir du jour réel de début ou de cessation, à condition qu'elles soient communiquées correctement et dans les limites prévues.

De manière générale, il peut y avoir jusqu'à trois inscriptions et trois radiations par an avec effet à partir du jour précis lorsque les conditions réglementaires sont remplies ; au-delà, des règles différentes s'appliquent concernant les effets et la cotisation.

La cessation peut être communiquée dans le délai réglementaire et peut également être programmée à l'avance via les services de la Sécurité sociale.

Cela peut être pertinent pour les activités saisonnières à Majorque, mais doit être coordonné avec l'immatriculation fiscale et la réalité effective de l'activité. Il n'est pas correct de se désinscrire de la Sécurité sociale tout en continuant à travailler de manière habituelle.

Livres et documents qu'un travailleur indépendant doit conserver

Les livres obligatoires dépendent du type d'activité, de la méthode de détermination du revenu et des obligations en matière de TVA.

Parmi les registres qui peuvent être exigés figurent les livres de recettes ou de ventes, d'achats et de dépenses, de biens d'investissement et, pour certaines activités professionnelles, les provisions de fonds et les débours.

En outre, il peut exister des livres spécifiques à la TVA.

Il ne faut pas simplement appliquer la règle de “tout conserver pendant quatre ans puis détruire”. Le délai général de prescription fiscale est de quatre ans, mais certains documents peuvent continuer à avoir des effets fiscaux sur des périodes ultérieures —par exemple, les amortissements, les biens d'investissement, les bases reportables ou les opérations dont la vérification affecte des exercices non prescrits— et doivent être conservés pendant la durée nécessaire.

Facture électronique B2B et VERI*FACTU : ce sont des obligations différentes

Il existe deux réformes qui sont souvent confondues et qu'un travailleur indépendant étranger doit distinguer dès le début.

Facture électronique entre entreprises et professionnels

La loi sur la création et la croissance des entreprises a établi la future généralisation de la facture électronique entre entrepreneurs et professionnels.

Le développement réglementaire a été approuvé par le décret royal 238/2026. L'application effective est liée au développement de la solution publique de facturation par le biais d'un arrêté ministériel : le règlement établit des délais échelonnés de 12 mois pour certains entrepreneurs dont le chiffre d'affaires dépasse huit millions d'euros et de 24 mois pour les autres, à compter de l'arrêté prévu.

Par conséquent, il n'est pas correct d'affirmer de manière générale que “la facture électronique entre indépendants est obligatoire depuis 2025”.

Systèmes informatiques de facturation et VERI*FACTU

Une autre obligation est l'adaptation de certains systèmes informatiques de facturation aux exigences du décret royal 1007/2023.

Les délais légaux ont été modifiés et des dates différentes ont été établies pour les contribuables de l'impôt sur les sociétés et pour les autres assujettis concernés. Avant de contracter un logiciel, il convient de vérifier si l'activité est incluse et quelle date lui correspond.

Un programme compatible avec les exigences des systèmes de facturation ne convertit pas automatiquement une facture en future facture électronique B2B : ce sont des cadres liés, mais distincts.

Modèle 720 pour les étrangers résidant en Espagne

Un étranger qui devient résident fiscal espagnol peut avoir des obligations déclaratives concernant les biens et droits situés à l'étranger.

Le modèle 720 regroupe plusieurs catégories — comme certains comptes, valeurs/droits/assurances et biens immobiliers — et contient des seuils, des exceptions et des règles pour les déclarations ultérieures.

La référence de 50 000 euros est pertinente pour la première obligation dans certaines catégories, mais elle ne doit pas être présentée comme une règle isolée applicable sans exceptions à tout actif étranger.

Les crypto-actifs conservés à l'étranger disposent en outre d'une déclaration informative spécifique, le modèle 721, lorsque leurs conditions sont réunies.

Régime des impatriés : il n'est pas disponible pour tout travailleur indépendant

Le régime spécial des travailleurs, professionnels, entrepreneurs et investisseurs déplacés sur le territoire espagnol peut permettre à certaines personnes qui acquièrent la résidence fiscale en Espagne de calculer leur imposition selon des règles spéciales pendant l'année du déplacement et les cinq périodes imposables suivantes.

Mais il ne suffit pas d'être étranger et de s'inscrire comme travailleur indépendant.

Parmi les cas inclus dans ce régime, on trouve, avec des conditions spécifiques :

• Certaines activités entrepreneuriales qualifiées conformément à la législation applicable.
• Services fournis par des professionnels hautement qualifiés à des entreprises émergentes.
• Certaines activités de formation, de recherche, de développement et d'innovation lorsque les pourcentages de revenus exigés sont respectés.

L'option est communiquée via le modèle 149 dans le délai légal, qui est généralement lié aux six mois suivant le début de l'activité ou depuis la documentation de sécurité sociale correspondante.

Avant d'opter pour ce régime, il convient de comparer le résultat avec le régime ordinaire de l'IRPF, car ce n'est pas toujours l'option la plus favorable.

Dépenses déductibles : toute dépense personnelle n'est pas déductible

Pour qu'une dépense soit fiscalement déductible, elle doit satisfaire aux exigences légales de lien avec l'activité, de justification et d'enregistrement.

Parmi les postes pouvant faire l'objet de règles spécifiques figurent :

• Cotisations de sécurité sociale.
• Dépenses professionnelles nécessaires à l'activité.
• Certaines assurances maladie dans les limites légales.
• Fournitures du logement partiellement affectées à l'activité, en appliquant la règle légale correspondante.
• Biens d'investissement par amortissement lorsque cela s'applique.

Travailler depuis chez soi ne convertit pas automatiquement tout le loyer, internet, électricité ou téléphone en dépense professionnelle. Il est nécessaire de déclarer correctement l'affectation et d'appliquer les règles correspondantes.

Professions réglementées et licences à Majorque

Certaines activités nécessitent des démarches supplémentaires avant de commencer.

Il peut être nécessaire d'obtenir une licence ou de présenter une déclaration responsable municipale, de disposer d'autorisations sectorielles ou de justifier de qualifications professionnelles.

Dans les professions réglementées, la procédure de reconnaissance d'un diplôme étranger dépend de la profession, du pays où le titre a été obtenu et de la réglementation européenne ou espagnole applicable. Tous les professionnels ne suivent pas exactement la même procédure d'“homologation”.

C'est pourquoi les médecins, architectes, psychologues, avocats et autres professionnels doivent examiner spécifiquement la reconnaissance des qualifications et l'affiliation obligatoire à un ordre professionnel, le cas échéant.

Gestion pour travailleurs indépendants étrangers à Majorque : ce que peut gérer Gestoría G1

Gestoría G1 fournit des services pour les travailleurs indépendants et les étrangers et dispose d'une antenne à Majorque, avec des bureaux à Palma et Alcúdia, ainsi qu'une présence dans d'autres villes espagnoles.

Parmi les services qui peuvent s'avérer particulièrement utiles pour un professionnel étranger, on trouve :

• Gestion du NIE.
• Inscriptions et modifications du recensement.
• Affiliation et suivi du RETA.
• Déclaration d'impôts.
• Comptabilité et facturation.
• Conseil fiscal pour les résidents et les non-résidents.
• Gestion du personnel si des employés sont ensuite embauchés.
• Certificats numériques et démarches électroniques.

Le cabinet propose ses services en espagnol, anglais, allemand, français et italien, un point particulièrement important pour ceux qui démarrent une activité économique à Majorque sans encore maîtriser la terminologie administrative espagnole.